Erste 100 Tage Geschäftsführer-Pflichten

Erste 100 Tage Geschäftsführer-Pflichten

Triage — kläre beim GF-Start

1. Ist der GF Gesellschafter-GF mit Mehrheit oder Fremd-GF? (Unterschied: BJR, Weisungsrecht, SV-Status)
2. Gibt es bereits Mitarbeiter — dann Lohnsteuer-Anmeldung und SV-Beiträge sofort.
3. Welches Geschäftsjahr — Kalenderjahr oder abweichendes Wirtschaftsjahr?
4. Ist das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig oder kommt Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG) in Betracht?
5. Gibt es bereits Gläubiger / Schulden — Liquiditätsstatus sofort prüfen; keine masseschmälernden Zahlungen bei Insolvenzreife.
6. Besteht eine D&O-Versicherung oder soll eine abgeschlossen werden?

Zentrale Normen

• § 43 GmbHG — Sorgfaltspflicht des GF: Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes; Haftung gegenüber Gesellschaft.
• § 15a InsO — Insolvenzantragspflicht: 6 Wochen (Überschuldung) / 3 Wochen (Zahlungsunfähigkeit).
• § 15b InsO — Zahlungsverbot nach Insolvenzreife; persönliche Haftung des GF.
• § 238 HGB — Buchführungspflicht; doppelte Buchführung für GmbH zwingend.
• §§ 264, 325 HGB — Jahresabschluss aufstellen (3 Monate) und offenlegen (12 Monate).
• §§ 18 UStG, 41a EStG, 19 KStG — Steuervoranmeldungen und Vorauszahlungspflichten.
• § 19 GwG — Transparenzregister-Meldepflicht; unverzüglich nach Gründung.

Aktuelle Rechtsprechung

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Quellenregel

Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.

100-Tage-Pflichten-Matrix

Schritt-für-Schritt-Workflow

1. Triage — 6 Triage-Fragen beantworten; GF-Typ und Branche klären.
2. Buchführung einrichten — DATEV, sevDesk oder Lexware-Konto anlegen; Steuerberater einschalten.
3. Gewerbeamt und Finanzamt — Gewerbeanmeldung; ELSTER-Fragebogen; Steuernummer beantragen.
4. USt-Voranmeldung einrichten — monatlich oder quartalsweise; ELSTER-Zertifikat besorgen.
5. Sozialversicherung — bei Mitarbeitern: SV-Anmeldung Krankenkasse; Lohnbuchhaltung starten.
6. Transparenzregister — wirtschaftlich Berechtigte melden.
7. D&O-Versicherung — Versicherungsschutz vor erstem Außenauftritt prüfen.
8. Liquiditätsmonitoring einrichten — monatlicher Liquiditätsstatus; Krisenampel (§§ 17-19 InsO).
9. Erstes GF-Meeting / Protokoll — Board-Beschlüsse dokumentieren; Haftungsschutz durch Business Judgment Rule.
10. Jahresabschluss planen — Steuerberater beauftragen; Frist im Kalender eintragen.

Output-Template 100-Tage-Checkliste GF

Adressat: Geschäftsführer / Mandant — Tonfall anleitend-strukturiert

100-TAGE-GF-CHECKLISTE
Gesellschaft: [Firmenname] GmbH / UG
GF-Name: [Name]
HR-Eintragung am: [Datum]
Checkliste erstellt: [Datum]

WOCHE 1
[ ] Buchführungssystem einrichten (DATEV / sevDesk / Lexware)
[ ] Steuerberater beauftragen
[ ] Geschäftskonto eröffnen / Stammkapital einzahlen
[ ] Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt [ORT]
[ ] Berufsgenossenschaft anmelden
[ ] Transparenzregister-Meldung

MONAT 1
[ ] ELSTER-Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einreichen
[ ] USt-Voranmeldungs-Turnus klären (monatlich / quartalsweise)
[ ] Bei Mitarbeitern: SV-Anmeldung; Lohnbuchhaltung einrichten
[ ] D&O-Versicherung prüfen und abschließen
[ ] Erste Liquiditätsprognose erstellen

LAUFEND
[ ] USt-Voranmeldung: bis 10. des Folgemonats
[ ] Lohnsteuer-Anmeldung: bis 10. des Folgemonats (bei MA)
[ ] KSt/GewSt-Vorauszahlung: 10.3. / 10.6. / 10.9. / 10.12.
[ ] Liquiditätsstatus: monatlich
[ ] Transparenzregister-Änderungen: unverzüglich bei Strukturwechsel

JAHRESENDE
[ ] Jahresabschluss aufstellen bis [Datum + 3 Monate nach GJ]
[ ] Bundesanzeiger-Offenlegung bis [Datum + 12 Monate nach GJ]
[ ] Insolvenzlage prüfen: EK > Hälfte Stammkapital?

ESKALATIONSSCHWELLEN
[ ] EK sinkt unter Hälfte des Stammkapitals → § 49 Abs. 3 GmbHG Pflichtversammlung
[ ] Zahlungsunfähigkeit erkennbar → § 15a InsO, Frist 3 Wochen
[ ] Überschuldung erkennbar → § 15a InsO, Frist 6 Wochen

Rote Schwellen

• Masseschmälernde Zahlungen nach Insolvenzreife → sofortige persönliche GF-Haftung (§ 15b InsO); Zahlung stoppen.
• Lohnsteuer nicht abgeführt → GF persönlich haftbar nach §§ 34, 69 AO.
• Jahresabschluss nicht offengelegt → Ordnungsgeldverfahren durch Bundesamt für Justiz.
• Datenschutz-Verstöße → DSGVO-Bußgeld; persönliche GF-Verantwortung.
• Berufsgenossenschaft nicht angemeldet → unversicherter Betrieb; Haftungsrisiko bei Arbeitsunfall.

Quellen und Vertiefung

• §§ 43, 49 GmbHG (GF-Pflichten, Sorgfalt, Pflichtversammlung)
• §§ 238, 264, 325 HGB (Buchführung, Jahresabschluss, Offenlegung)
• §§ 15a, 15b InsO (Insolvenzantragspflicht, Zahlungsverbot)
• § 19 GwG (Transparenzregister)
• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
• Scholz/Crezelius, GmbHG, § 43 Rn. 1-60

Übergabe an andere Skills

• gesellschaftsgruender-kommandocenter — Master-Workflow Gründung
• gesellschaftsgruender-gf-sozialversicherungs-status — SV-Status des GF prüfen
• gesellschaftsgruender-stammkapitalverlust-paragraf-49-gmbhg — Pflichtversammlung bei Krise
• gesellschaftsgruender-gewerbeanmeldung-finanzamt — Gewerbeamt und Finanzamt-Schritte