Matter File und Aktenstruktur

Matter File und Aktenstruktur

Triage — klaere vor Aufbau

1. Welche Akte wird angelegt: neues Mandat, bestehende Akte erweiternd, Post-Closing-Archiv?
2. Welche Workstreams haben eigene Unterakten: Legal, Tax, Financial, Regulatory?
3. Zugriffsrechte: Need-to-know; Insider-Schutz; Partner-freigabe?
4. Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre (Handelsbriefe), 10 Jahre (steuerliche Unterlagen), oder laenger (Warranties)?
5. Elektronisch oder physisch? (GoBD-konforme Archivierung bei elektronischer Akte)

Zentrale Normen

• § 50 BRAO — Aktenausgabe; Mandant hat Anspruch auf Herausgabe der fuer ihn erstellten Schriftstuecke
• §§ 257 f. HGB — Aufbewahrungspflicht Handelsbuecher 10 Jahre; Handelsbriefe 6 Jahre
• § 147 AO — Steuerliche Aufbewahrungspflicht bis 10 Jahre
• § 199 BGB — Verjährung; Warranty-Ansprueche; Fristen in Akte dokumentieren
• GoBD — unveraenderbare elektronische Archivierung; revisionssicher

Aktuelle Rechtsprechung

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Quellenregel

Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.

Matter-File-Struktur: Corporate M&A

MATTER: [DEAL-CODENAME] — Matter-Nr.: [NR.]
Aktenverantwortliche: [Partner Name]

ROOT
├── 01_Mandate & Compliance
│   ├── Mandatsvertrag
│   ├── Conflict-Check-Protokoll
│   ├── GwG-CDD-Bogen
│   └── Insider-Log
├── 02_Transaktionsdokumente
│   ├── Term Sheet / LOI
│   ├── NDA
│   ├── SPA / APA (Versionen)
│   └── Disclosure Letter
├── 03_Due Diligence
│   ├── IRL
│   ├── DD-Workstream-Reports (Legal, Tax, FIN, COM)
│   ├── Red-Flag-Memo
│   └── Q&A-Log
├── 04_Regulatory
│   ├── Kartellrecht (Anmeldung, Freigabe)
│   └── FDI (AWG/AWV-Korrespondenz)
├── 05_Closing
│   ├── CP-Tracker
│   ├── Closing-Checkliste
│   ├── Closing-Bible
│   └── Handelsregister-Anmeldungen
├── 06_Post-Closing
│   ├── PMI-Plan
│   ├── §613a-Informationsschreiben
│   └── Organschaft-Dokumente
└── 07_Korrespondenz
    ├── E-Mail-Archive (wichtige Threads)
    └── Externe Berater-Korrespondenz

Schritt-fuer-Schritt-Workflow

1. Akte eroffnen — Matter-Nummer vergeben; Kanzlei-System anlegen; Zugriffsrechte setzen
2. Grundstruktur anlegen — Unterordner wie oben; Zugriffsebenen festlegen
3. Compliance-Docs ablegen — Conflict Check, GwG-CDD, NDA als erstes
4. Versions-Disziplin einhalten — Dokumente nie ueberschreiben; v1, v2, FINAL, EXECUTION
5. Zugriffsrechte pruefen — Need-to-know; Insider-Mitglieder bekommen nur ihre Unterordner
6. Fristen-Kalender einpflegen — Warranty-Verjährung; Aufbewahrungsfristen; Organschaft-Fristen
7. Archivierung post-Closing — GoBD-konform; revisionssicher; 10 Jahre Aufbewahrung

Output-Template Aktennotiz (kurz)

AKTENNOTIZ
Mandat: [DEAL-NAME]
Datum: [DATUM]
Erstellt von: [NAME]
Thema: [THEMA]

SACHVERHALT:
[Kurzbeschreibung des Sachverhalts / Gespraechs / Ereignisses]

RECHTLICHE EINSCHAETZUNG:
[Einschaetzung in 2-3 Saetzen]

EMPFEHLUNG / NAECHSTE SCHRITTE:
[Konkrete Handlung mit Owner und Datum]

VERTRAULICH — MANDATSGEHEIMNIS (§ 43a BRAO)

Rote Schwellen

• Akte ohne Versions-Disziplin → Unterschiede zwischen FINAL und EXECUTION unklar; Signing-Risiko
• Aufbewahrungsfrist unterschaetzt → § 199 BGB Warranty-Verjährung; nach 2-3 Jahren bereits Ansprueche
• Zugriffsrechte nicht gesetzt → Insider-Log-Verletzung; Vertraulichkeitsbruch
• GoBD-Archivierung nicht revisionssicher → steuerliche Pruefung scheitert

Quellen

• § 50 BRAO; §§ 257 f. HGB; § 147 AO; § 199 BGB; GoBD
• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
• Literatur nur bei vom Nutzer bereitgestellter oder lizenziert live geprüfter Quelle; keine Kommentarblindzitate.