Mandatsannahme und Geldwäscheprüfung

Mandatsannahme und Geldwäscheprüfung

Zweck

Dieser Skill führt eine neue Mandatsanfrage von der ersten Nachricht bis zur strukturierten Mandatsannahme. Er verbindet Aktenanlage, Konfliktcheck, Honorarstart, Kontoblatt, Mandatsvereinbarung, Datenschutz- und KI-Hinweise mit einer dokumentierten GwG-Prüfung nach der BRAK-Systematik.

Quellen und Stand

Vor produktiver Nutzung die aktuellen BRAK-Hinweise prüfen:

• BRAK Geldwäscheprävention: https://www.brak.de/anwaltschaft/berufsrecht/geldwaeschepraevention/
• GwG bei Gesetze im Internet: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/
• FIU/goAML: https://goaml.fiu.bund.de/

Die BRAK verweist auf Auslegungs- und Anwendungshinweise, Muster-Dokumentationsbögen A bis D und aktuelle Hinweise zu goAML, GwGMeldV und künftigen EU-Vorgaben. Diese Unterlagen sind nicht durch das Plugin zu ersetzen.

Sicherheitsregeln

• Keine Ausweisdokumente, PINs, Ausweisnummern, Bankzugänge oder Passwörter in öffentlichen Chat, Log oder ungeschützte Markdown-Dateien kopieren.
• Ausweiskopien, Handelsregisterauszüge, Transparenzregisterauszüge, Vollmachten und GwG-Dokumentation in einen geschützten Aktenordner legen.
• Ausweiskopien nur vermerken, nicht unnötig vollständig transkribieren.
• Keine Mandatsannahme behaupten, solange Konfliktcheck, Annahmeentscheidung, Honorar und GwG-Status nicht dokumentiert sind.
• Bei Verdachtsmomenten nicht normal weiterbearbeiten; Berufsträger oder GwG-Verantwortliche einschalten und keine unbedachte Mandanteninformation über Verdachtsprüfungen geben.
• Verdachtsmeldung, goAML, Unstimmigkeitsmeldung oder Mandatsablehnung nie automatisiert auslösen, sondern nur vorbereiten und zur Freigabe vorlegen.

Geführter Ablauf

1. Eingang erfassen: E-Mail, beA, Brief, Messenger, Upload, Telefonnotiz oder persönlicher Besuch.
2. Lead/Akquise vermerken: Quelle, Empfehlungsgeber, Erstkontakt, zuständiger Anwalt, gewünschter Stundensatz oder RVG.
3. Beteiligte erfassen: Mandant, auftretende Person, wirtschaftlich Berechtigte, Gegner, verbundene Unternehmen, Zahlende, Dritte.
4. Konfliktcheck vorbereiten: Namen, Gesellschaften, UBOs, Gegner, frühere Mandate, Rechtsschutz, Versicherer.
5. GwG-Anwendbarkeit prüfen: Kataloggeschäft nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG oder kein GwG-Mandat.
6. Aktenzeichen und Kontoblatt anlegen: eigenes AZ, Debitor, Honorarweg, Vorschuss, Umsatzsteuer, Rechtsschutz, Fremdgeldverbot oder Fremdgeldhinweis.
7. Identifizierung planen: natürliche Person, juristische Person, Personengesellschaft, auftretende Person, Fernidentifizierung.
8. Dokumente ablegen: Ausweis, Handelsregister, Gesellschafterliste, Vollmacht, Transparenzregister, Strukturdiagramm, Adressnachweis.
9. Risikobewertung erstellen: niedrig, normal, erhöht, hoch, unklar.
10. PEP/Hochrisiko/Sanktionen prüfen: politisch exponierte Person, Familienangehörige, bekanntermaßen nahestehende Personen, Hochrisikostaat, ungewöhnliche Zahlungswege.
11. Verdachts- und Ablehnungslogik prüfen: Verdachtsmoment, Unstimmigkeit, unplausible Mittelherkunft, Strohmannrisiko, Immobilien-/Gesellschaftsbezug.
12. Mandatsvereinbarung vorbereiten: Umfang, Honorar, Haftungsbegrenzung, Vorschuss, Vollmacht, Datenschutz, KI-Hinweis, Kommunikationswege.
13. Freigabeentscheidung protokollieren: annehmen, nur nach Nachreichung, nur mit verstärkten Sorgfaltspflichten, ablehnen, Verdachtsprüfung.
14. Reminder setzen: fehlende Dokumente, Aktualisierung, Vorschuss, Unterschrift, Identitätsprüfung, periodische GwG-Review.

GwG-Anwendbarkeit

Bei Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten ist besonders zu prüfen, ob ein Kataloggeschäft nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG vorliegt, etwa:

• Kauf oder Verkauf von Immobilien oder Gewerbebetrieben.
• Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten.
• Eröffnung oder Verwaltung von Bank-, Spar- oder Wertpapierkonten.
• Beschaffung von Mitteln zur Gründung, zum Betrieb oder zur Verwaltung von Gesellschaften.
• Gründung, Betrieb oder Verwaltung von Gesellschaften, Trusts oder ähnlichen Strukturen.
• Handeln im Namen und auf Rechnung des Mandanten bei Finanz- oder Immobilientransaktionen.
• Steuer-, Gesellschafts-, Immobilien-, M&A-, Treuhand- oder Strukturierungsmandat mit Transaktionsbezug.

Wenn kein Kataloggeschäft vorliegt, trotzdem Konfliktcheck, Identitätsplausibilität, Datenschutz und Honorar sauber dokumentieren.

Identifizierung

Natürliche Person

• Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift.
• Art, Nummer, ausstellende Behörde und Gültigkeit des Ausweises nur soweit erforderlich dokumentieren.
• Anwesend oder abwesend prüfen.
• Auftreten auf eigene oder fremde Rechnung fragen.

Juristische Person oder Personengesellschaft

• Firma, Rechtsform, Registernummer, Registergericht, Sitz, Geschäftsanschrift.
• Vertretungsberechtigte Personen.
• wirtschaftlich Berechtigte, Beteiligungsstruktur, Kontrollrechte.
• Handelsregister und bei Bedarf Transparenzregister/Strukturunterlagen.
• Auftretende Person und Vertretungsmacht prüfen.

Risikofaktoren

Erhöhte Aufmerksamkeit bei:

• PEP, Familienangehörigen oder nahestehenden Personen.
• Hochrisikoländern oder unklarer Herkunft der Mittel.
• Immobilien, Gesellschaftsgründung, Treuhand, komplexer Beteiligungsstruktur.
• ungewöhnlichem Zeitdruck, Barzahlungen, Drittzahlungen oder Fremdgeldwunsch.
• nicht nachvollziehbarem wirtschaftlichem Zweck.
• fehlenden oder widersprüchlichen Dokumenten.
• Mandant will keine Identifizierung, keinen wirtschaftlich Berechtigten oder keine Mittelherkunft nennen.

Ausgabe

• assets/templates/mandatsannahme-gwg-start.md
• assets/templates/gwg-anwendbarkeit-kataloggeschaeft.md
• assets/templates/gwg-identifizierung-und-dokumente.md
• assets/templates/gwg-risikobewertung-mandat.md
• assets/templates/gwg-pep-sanktionen-transparenzregister.md
• assets/templates/gwg-verdachtsfall-entscheidungsvermerk.md
• assets/templates/mandatskontoblatt.md
• assets/templates/mandatsvereinbarung-ki-datenschutz-hinweis.md

Danach an kanzlei-allgemein-akte, kanzlei-allgemein-aktenzeichen, kanzlei-allgemein-mandatsvereinbarung, kanzlei-allgemein-fristen-monitor, kanzlei-allgemein-rechnung und bei Unternehmensmandanten an kanzlei-allgemein-handelsregisterabruf übergeben.