vorlage-vendor-onboarding-3d

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Triage zu Beginn

1. Welchen Teil des 3D-Wuerfels betrifft diese Operation?
2. Ist die Operation auditpflichtig? (alle Wuerfeloperationen sind zu protokollieren)
3. Wird das Ergebnis in die Mandatsakte aufgenommen?
4. Sind berufsrechtliche Sorgfaltspflichten einzuhalten? (§ 43 BRAO, § 50 BRAO)

Rechtliche Grundlagen

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Zweck

Beim Onboarding eines neuen Lieferanten (oder beim Bestands-Audit der vorhandenen) sind dieselben 17 Fragen aus 5 Perspektiven zu beantworten. Dieser Würfel liefert die Standardstruktur.

Spalten (17 Datenpunkte)

Stammdaten

1. Vendor-Name und Rechtsform
2. Branche und Hauptleistung
3. Sitz und Lieferketten-Region

Datenschutz

4. AVV-Pflicht (DSGVO Artikel 28)
5. AVV-vorhanden und aktuelle Fassung
6. Drittlandtransfer (USA UK CH andere)
7. SCC vorhanden (Standardvertragsklauseln)

IT und SLA

8. Verschlüsselung in Transit und at Rest
9. SLA-Reaktionszeit
10. SLA-Verfügbarkeit (Prozent / Jahr)
11. Subunternehmer-Liste vollständig

Exit und Daten

12. Exit-Klausel (Vertragsende Pflichten)
13. Datenherausgabe-Format und Frist

Compliance

14. Sanktionsliste gefiltert (EU US OFAC)
15. GwG-Prüfung wirtschaftlich Berechtigter
16. Lieferketten-Risiko nach LkSG (Branchen und Region)

Wirtschaft

17. Versicherungssumme und Haftungsbegrenzung

Arbeitsblatt-Perspektiven (5)

Vertrag

• Zusatzspalten: AGB-Wirksamkeit (BGB Paragraph 305 ff.) / Gerichtsstand / Vertragsstrafe
• Prüfer: Vertragsanwalt
• Materialität rot: Haftungsausschluss für Vorsatz / grobe Fahrlaessigkeit

Datenschutz

• Zusatzspalten: TIA (Transfer Impact Assessment) / Datenschutz-Folgenabschätzung-Pflicht / Joint-Controller
• Prüfer: Datenschutzbeauftragter
• Materialität rot: Auftragsverarbeitung ohne AVV; Drittlandtransfer ohne SCC + TIA

IT-Sicherheit

• Zusatzspalten: ISO-27001-Zertifikat / SOC-2-Bericht / Penetrationstest-Bericht / Vulnerability-Disclosure-Policy
• Prüfer: CISO / IT-Sicherheit
• Materialität rot: keine ISO-27001 UND keine SOC-2 UND Verarbeitung sensibler Daten

Compliance (GwG / LkSG)

• Zusatzspalten: GwG-Transparenzregister / Sanktionslisten-Treffer / Risiko nach LkSG Paragraph 5 / Beschwerdeverfahren-Anbindung
• Prüfer: Compliance-Officer
• Materialität rot: Sanktionslisten-Treffer; LkSG-Hochrisiko-Region ohne Pruefkette

Wirtschaft

• Zusatzspalten: Vendor-Volumen / Lock-in-Risiko / Wechselkosten / Konzentrations-Risiko
• Prüfer: Einkauf / Risikomanagement
• Materialität rot: Vendor-Lock-in ohne Exit-Daten-Standard UND mehr als 30 Prozent Anteil an kritischer Leistung

Normenrahmen

• DSGVO — Artikel 28 (Auftragsverarbeitung) Artikel 35 (DSFA) Artikel 44 ff. (Drittlandtransfer)
• BDSG — Beschaeftigtendatenschutz
• GwG — Paragraph 10 Sorgfaltspflichten Paragraph 20 Transparenzregister
• LkSG — Paragraph 5 Risikoanalyse Paragraph 6 Präventionsmaßnahmen
• BGB — Paragraph 305 ff. AGB-Kontrolle
• TKG / NIS2 — bei TK-/Cyber-bezogenen Vendoren

Ausgabe

Würfel-Schema fix und fertig. Direkt einsatzbereit.