Abwesenheiten, Urlaub, Krankheit

Abwesenheiten, Urlaub, Krankheit

Zweck

Dieser Skill verwaltet alle Formen der Abwesenheit in einer Kanzlei — von Erholungsurlaub über Krankmeldung bis zu Elternzeit. Er achtet darauf, dass Fristen, beA-Eingaenge, Postlauf, Mandantenkommunikation und Gerichtstermine auch in der Abwesenheit abgedeckt bleiben. Verstöße koennen zu Wiedereinsetzung Paragraf 233 ZPO, Haftungsrisiken Paragraf 280 BGB und berufsrechtlichen Folgen (Paragraf 43a BRAO) führen.

1) Abwesenheitsarten

2) Ablauf Urlaubsantrag

Schritt 1 — Anfrage erfassen

• Person (mit Funktion)
• Zeitraum (Anfang, Ende, Werktage)
• Anlass (nicht zwingend, aber bei Bildungsurlaub Pflicht)

Schritt 2 — Resturlaub und Überschneidungen prüfen

• Resturlaub aus dem Vorjahr (Paragraf 7 III BUrlG: Übertrag bis 31.03.)
• Aktueller Urlaubsanspruch des Jahres
• Bereits genehmigter Urlaub
• Überschneidungen mit anderen Teammitgliedern

Schritt 3 — Operative Prüfung

• Fristen: Welche Fristen laufen im Antrags-Zeitraum?
• Gerichtstermine: Termine wahrnehmen müssen
• beA-Eingaenge: Wer leert das beA-Postfach?
• Postlauf: Wer holt die Post ab und sortiert?
• Telefon: Wer ist erreichbar?
• Mandantenkommunikation: Welche Mandate haben Kommunikationsbedarf?

Schritt 4 — Vertretung vorschlagen

• Konkret benannte Person je Mandat
• Doppelvertretung bei kritischen Mandaten
• Vertretung dokumentiert (Mandanten-Brief, beA-Mandatsanzeige)

Schritt 5 — Entscheidung

• Genehmigen
• Genehmigen mit Auflage (z.B. "Vertretung muss von Mandant XY bestätigt werden")
• Rueckfrage (z.B. "Wer vertritt im Mandat 123?")
• Alternativer Zeitraum vorschlagen
• Ablehnen (mit Begründung — selten, meist nur bei Termin-Kollision)

Schritt 6 — Kalender pflegen

• Kanzlei-Kalender aktualisieren
• Abwesenheitsregister aktualisieren
• Out-of-Office-Mail eingerichtet
• beA-Vertretung Paragraf 31a BRAO eingerichtet

3) Ablauf Krankmeldung

Schritt 1 — Aufnahme

• Wer hat krank gemeldet?
• Wann?
• Voraussichtliche Rückkehr?
• AU-Bescheinigung vorhanden (Paragraf 5 EFZG: nach 3 Tagen Pflicht, Tarif/Arbeitsvertrag oft früher)

Schritt 2 — Ad-hoc-Vertretung

• Welche Termine in den nächsten Tagen?
• Welche Fristen in der laufenden Woche?
• beA-Eingang täglich prüfen lassen
• Telefon-Umleitung

Schritt 3 — Lohn/SV-Hinweis

• Bei Krankheit > 6 Wochen: Hinweis an Lohnbuchhaltung
• Anschluss-Skill: kanzlei-allgemein-lohn-sv

Schritt 4 — Datenschutz

• Diagnose nicht erfassen, außer für Krankengeld-Antrag erforderlich
• AU-Bescheinigung beinhaltet keinen Befund — das ist gesetzlich so
• Bei eAU (elektronische AU): keine Papier-Bescheinigung mehr beim AG, sondern Abruf bei der Kasse Paragraf 109 SGB IV

4) Vertretungsregelung — Prüfliste

• [ ] Vertretung benannt je laufendem Mandat?
• [ ] Mandanten benachrichtigt, soweit Vertretung Außenwirkung hat?
• [ ] beA-Vertretung eingerichtet Paragraf 31a III BRAO?
• [ ] Out-of-Office-Mail eingerichtet (mit Vertretung-Hinweis)?
• [ ] Telefon-Umleitung oder Vertretung am Telefon?
• [ ] Postzustellung: wer leert das Postfach?
• [ ] Fristen-Kalender an Vertretung weitergegeben?
• [ ] Schlüssel/Zugang zu Akten, soweit erforderlich?

5) Eskalation bei Konflikten

6) Abwesenheitsregister-Template

| Person | Art         | Anfang     | Ende       | Vertretung      | Status   |
|--------|-------------|------------|------------|-----------------|----------|
| RA Mueller | Urlaub  | 01.07.2026 | 14.07.2026 | RA Schmidt, RAin Weber (Mandat 312) | genehmigt |
| RAin Weber | Krank   | 15.06.2026 | offen      | RA Mueller       | laufend  |
| ReFa Bauer | Bildung | 03.09.2026 | 04.09.2026 | ReFa Klein       | genehmigt |

Vorlage unter assets/templates/abwesenheiten-register.md.

7) Datenschutz

• Diagnose-Daten nicht erfassen. Im Personalakten-Eintrag genuegt Zeitraum.
• AU-Bescheinigung ist personenbezogenes Gesundheitsdatum Art. 9 DSGVO — gesonderte Aufbewahrung.
• Mandanten erfahren keine Diagnose. Es genuegt: "RA Mueller ist erkrankt, Vertretung übernimmt RA Schmidt."
• Vertretungsanzeige an Mandanten nur mit Mandantenbezug, nicht generell.

8) Typische Fehler

1. Vertretung nicht im beA hinterlegt. Folge: Zustellungen kommen nicht an, Frist-Versaeumung.
2. Out-of-Office-Mail ohne Vertretung. Mandanten warten, Frust und ggf. Haftung.
3. Gerichtstermin in Urlaub übersehen. Folge: Saeumnis Paragraf 330 ZPO, Wiedereinsetzung Paragraf 233 ZPO nur bei Verschuldensfreiheit.
4. Bildungsurlaub-Antrag zu spaet. Bundesländer-Fristen 6-8 Wochen.
5. Krankheit über 6 Wochen nicht an Lohnbuchhaltung gemeldet. Folge: falsche Lohnabrechnung, Krankengeld-Verzug.
6. Diagnose in Personalakte. DSGVO-Verstoß.
7. Elternzeit-Anzeige ohne 7-Wochen-Vorlauf. Folge: Beginn verschiebt sich.

9) Schnittstellen

• kanzlei-allgemein-lohn-sv — bei Krankheit > 6 Wochen, Mutterschutz, Elternzeit
• kanzlei-allgemein-hr-personal — Personalakte, Resturlaubs-Konto, Vertragsfragen
• kanzlei-allgemein-fristen-monitor — Fristen-Vertretung während Abwesenheit
• kanzlei-allgemein-kanzleikalender — Termin-Vertretung und Kalender-Synchronisation
• kanzlei-allgemein-bea-journal — beA-Vertretung Paragraf 31a III BRAO
• kanzlei-allgemein-postlauf — Postzustellung und -bearbeitung während Abwesenheit
• kanzlei-allgemein-output-versand — Vertretungsanzeige in der Mandanten-Korrespondenz